Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Geschäftsprozesse zu digitalisieren bedeutet, bisher manuelle, herkömmliche und meist papierbasierte Vorgänge digital zu gestalten. Software hilft dabei, zeitintensive Prozesse in effiziente Workflows umzuwandeln. Mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen sollen Ressourcen wie Personalkraft und wertvolle Arbeitszeit minimiert und die allgemeine Qualität der Vorgänge optimiert werden.

Effizienz und Agilität

Mitarbeiter eines Unternehmens verbringen täglich unnötig viel Zeit damit, Anträge zu stellen, Aufgaben zu delegieren und Informationen zu verteilen. All das gehört zur Routine einer Firma. Zwar sind diese Aufgaben nötig – dennoch sollten sie so wenig Zeit wie möglich verbrauchen und idealerweise nicht über Arbeitskräfte und Papier abgewickelt werden. Damit ein Unternehmen optimal operieren kann, muss es seine Mitarbeiter für wichtige Abläufe einsetzen können, ohne dass sie in Papierkram verschwinden. Das dazugehörige Chaos hilft niemandem. Mit Hilfe der digitalen Transformation haben Unternehmen die Chance, eine vielschichtige Optimierung in Angriff zu nehmen und auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen.

Innovationskraft und Transparenz

Nachvollziehbare Abläufe, die über gut strukturierte Software laufen, lassen sich beliebig wiederholen und weiter optimieren. Die Transparenz, die dabei entsteht, hilft auch bei der Schulung neuer Mitarbeiter, sodass sie mit weniger Zeitaufwand besser ausgestattet sind. Was dem Team bisher an Zeit fehlte, kann nun wiederum in die Innovation neuer Produkte, Prozesse und Ideen investiert werden. Der digitale Wandel treibt ein Unternehmen im Optimalfall also in mehr als nur einer Art und Weise voran. Doch in welchen Bereichen können Prozesse digitalisiert werden?

Automatisierung in jeder Abteilung

Tatsächlich lässt sich dieser Wandel überall nachvollziehen. Das Potenzial, Ressourcen zu sparen, ist riesengroß, denn fast jeder Prozess innerhalb eines Unternehmens lässt sich mittels Digitalisierung optimieren. Dazu gehören klassischerweise die Buchhaltung und das Rechnungswesen, aber auch Personalakten und technische Unterlagen. Es betrifft jede Branche. Die zentrale Herausforderung liegt darin, die Prozesse nicht bloß vorläufig zu digitalisieren, sondern nachhaltig zu gestalten. Deshalb sollten Unternehmen bei der Umstellung unbedingt professionelle Beratung in Anspruch nehmen und die Dienste der Experten nutzen. Sie können auch alle Belange des Datenschutzes abdecken und somit dafür sorgen, dass die Firma rechtlich abgesichert ist und ihre Mitarbeiter geschützt bleiben.

Zeitaufwand der Digitalisierung

Unternehmen, die der Digitalisierung über nicht offen sind, werden langfristig auf der Strecke bleiben. Auf manuelle Prozesse zu bestehen, kann nämlich nicht nur Zeit, sondern auch Kunden kosten. Bietet die Konkurrenz vereinfachte Prozesse, die nicht nur die Zeit des Unternehmens spart, sondern auch dem Kunden die Interaktion vereinfacht, ist sie ganz einfach attraktiver. Der Kunde wechselt und das Unternehmen verliert doppelt. Deshalb sollte nicht vor der zeitaufwendigen Umstellung der Prozesse zurückgeschreckt werden. 

Zwar sprechen Experten oft von einem Aufwand von drei bis neun Monaten, doch mit der richtigen Lösung kann es auch schneller gehen. Spätestens sobald die Umstellung durchgeführt ist, werden die Mitarbeiter mit positivem Feedback und neuem Wohlwollen zurück an die Arbeit gehen. Schafft sich ein Unternehmen demnach einen guten Überblick darüber, was zu tun ist, und zieht schon hier die Expertenmeinung zu Rate, kann schnell der aktuelle Digitalisierungsgrad ermittelt werden. Vielleicht operieren einige Abteilungen bereits größtenteils digital. An dieser Stelle wird der Kosten-Nutzen-Faktor analysiert, sodass erfolgreich priorisiert und ein detaillierter Plan in Angriff genommen werden kann. Sind die Vorgehensweise und die Ziele erst einmal klar definiert, wissen alle Beteiligten, worauf sie hinarbeiten. Wenn die Prozesse digitalisiert sind, können die Mitarbeiter eingearbeitet und die Erfolge innerhalb der nächsten Monate gemessen werden.

Mit einem starken Team, der richtigen Unterstützung und einer positiven Einstellung optimieren sich die Prozesse fast von allein und die Firma profitiert nachhaltig.