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Was tun, wenn Rechnungen unbezahlt bleiben?

Eine unbezahlte Rechnung ist ärgerlich, kann für Unternehmen jedoch zu stemmen sein. Anders sieht es aus, wenn insgesamt große Summen offen sind. Insbesondere kleinen und mittelständischen Betrieben kann durch die mangelnde Zahlungsmoral von Kunden und Geschäftspartnern sogar Insolvenz drohen. Doch was ist zu tun, wenn die Zahlungsfrist überschritten, das Geld aber noch nicht auf dem Unternehmenskonto ist?

Wann ist ein Kunde überhaupt im Zahlungsverzug?

Rund 92 Prozent der Unternehmen in Deutschland zahlen ihre Rechnungen fristgerecht. Das ist eine gute Nachricht. Doch bei denjenigen, die sich mit der Zahlung Zeit lassen, warten Betriebe im Schnitt mehr als 50 Tage auf ihr Geld. 

Grundsätzlich gilt: Kunden – auch im B2B-Bereich – geraten erst dann in Zahlungsverzug, wenn sie das auf der Rechnung vermerkte Zahlungsziel tatsächlich verfehlen. Existiert kein konkretes Datum, gilt in der Regel eine Zahlungsfrist von 30 Tagen. 

Bleiben die Rechnungen auch danach unbezahlt, schreiben die Rechnungsersteller erst eine Zahlungserinnerung, dann eine Mahnung. Mit dieser weisen sie auf den Verzug hin.

Der Kunde zahlt nicht – was jetzt?

Bleibt ein Unternehmen einem anderen die Rechnungssumme schuldig, sind die folgenden Schritte sinnvoll:

Schritt 1: Das Gespräch suchen

Hinter einer unbezahlten Rechnung stecken nicht zwangsläufig böse Absichten oder eine mangelnde Zahlungsmoral. Es kommt vor, dass Rechnungen gar nicht erst beim Kunden ankommen oder in Vergessenheit geraten. 

Um zu erfahren, warum Rechnungsbeträge offen bleiben, hilft das Gespräch mit dem Schuldner. Meist reicht eine Zahlungserinnerung per E-Mail oder am Telefon aus, um die Schulden auf freundliche Art „einzutreiben“. 

Allerdings kann das Gespräch auch triftige Gründe für die Nicht-Zahlung offenbaren:

  • finanzielle Schwierigkeiten des Kunden
  • Unzufriedenheit mit einer Ware oder Dienstleistung
  • falsche Rechnungsinformationen

Ist der Schuldner auch nach mehrmaligen Versuchen nicht zu erreichen – oder verweigert er die Zahlung grundlos – sollte über rechtliche Schritte nachgedacht werden.

Schritt 2: Über ein Mahnverfahren nachdenken

Ob es sich lohnt, ein Mahnschreiben an einen säumigen Geschäftskunden zu erstellen, entscheidet meist die Höhe der Rechnung. Bei niedrigen Beträgen unter 100 Euro kann das Erstellen einer Mahnung mehr Aufwand als Nutzen bringen. Das gilt insbesondere für große Unternehmen.

Klein- und Kleinstunternehmer sowie Startups sollten dagegen bereits bei kleinen Rechnungssummen überlegen, ob die Mahnung sinnvoll ist. Schließlich können offene Rechnungen Betriebe mit wenig Eigenkapital schnell in eine finanzielle Schieflage bringen.

Tipp: Ein nachdrückliches Mahnschreiben kann eine Geschäftsbeziehung stark beeinträchtigen und sogar beenden. Wer Kunden trotz überschrittener Zahlungsfrist behalten möchte, sollte es zuvor mit mehreren freundlichen Zahlungserinnerungen versuchen.

Schritt 3: Die Mahnung schreiben

Trotz der Zahlungserinnerungen bezahlt der Kunde die Rechnung nicht? Spätestens jetzt sollten Unternehmen ein Mahnschreiben aufsetzen. Mindestens eines ist nötig, um später rechtlich auf die Zahlung pochen zu können. 

Wie viele Mahnungen geschrieben werden, entscheiden Betriebe individuell. Drei sind jedoch die Regel:

  • Die erste Mahnung informiert ausdrücklich darüber, dass sich der Rechnungsempfänger ab diesem Zeitpunkt im Zahlungsverzug befindet. 
  • In der zweiten Mahnung können Mahnkosten angedroht werden. Dazu gehören Mahngebühren sowie Verzugszinsen.
  • In der dritten Mahnung sollten Unternehmen schließlich darauf hinweisen, dass sie bei einem weiteren Zahlungsverzug rechtliche Schritte einleiten.

Wichtig: In jeder Mahnung sollte ein neues Zahlungsziel gesetzt werden. Erst wenn dieses ohne Geldeingang verstreicht, folgt das nächste Mahnschreiben.

Schritt 4: Einen Inkasso-Anwalt beauftragen

Führen Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben nicht zum Erfolg, können Unternehmen darüber nachdenken, einen Anwalt einzuschalten

Dieser überprüft noch einmal, ob die Forderung rechtmäßig ist. Nach einer umfassenden Beratung übernimmt der Anwalt schließlich das gesamte Mahnwesen. Für Unternehmen bedeutet das eine Zeit- und Kostenersparnis.

Mit der rechtlichen Unterstützung kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. Das Ziel: Einen Mahnbescheid und den daraus resultierenden Vollstreckungsbescheid zu erwirken. Ist Letzterer rechtswirksam, kann die geforderte Rechnungssumme über einen Zeitraum von 30 Jahren vollstreckt werden.

Achtung: Drei Jahre nach der Rechnungsstellung verjährt eine Forderung. Das bedeutet, sie kann im Anschluss nicht mehr durchgesetzt werden. Mahn- sowie Vollstreckungsverfahren sind vor diesem Zeitpunkt einzuleiten.