Digitalisierung: Veränderungen in Unternehmen 

Die Digitalisierung macht stetige Fortschritte und das Internet ist seit einer gefühlten Ewigkeit kein Neuland mehr. Doch so schnell sich das Internet wandelt, so langsam etablieren sich viele Veränderungen. Die Digitalisierung in Unternehmen findet oft nur schleichend statt – und das aus vielen verschiedenen Gründen. 

Digitalisierung von Dokumenten 

Mit Umweltschutz und Digitalisierung in Unternehmen rückt auch das Einsparen von Papier weiter in den Vordergrund. Akten werden nach und nach digitalisiert und diese Weise verschwinden nach und nach die riesigen Papierberge. Auch wenn es sich dabei in vielen Unternehmen um einen sehr langwierigen Prozess handelt, wird dadurch nicht nur die Menge an benötigtem Papier reduziert. Es wird auch sichergestellt, dass wichtige Dokumente nicht mehr nur an einem Ort existieren und damit leicht durch Feuer oder andere Unfälle zerstört werden können. Zum Beispiel wurde der Arbeitsvertrag bisher in der Regel immer per Post verschickt und dann in zwei Versionen unterschrieben. Inzwischen kann man seinen Arbeitsvertrag online unterschreiben und sich somit das doppelte Ausdrucken ersparen. Das Gleiche gilt im Alltag auch für Miet- und Kaufverträge. 

Digitalisierung ersetzt keinen Ordnungsprozess

Während das Ergebnis solcher Digitalisierungsprozesse meistens durchweg positiv ist, ist der Weg dorthin oft ein sehr aufwendiger. Dokumente müssen sortiert und analysiert werden und man muss eine passende Software schreiben lassen. Oft gibt es hier den Fehlschluss, dass sich das Datenchaos schon von selbst erledigt, wenn es nur digitalisiert wird. Das führt dann zu einem halbfertigen Programm, welches mit der Menge an eingespeisten Informationen völlig überfordert ist. Dann sucht man zwar nicht mehr nach einem Dokument in Papierstapeln, sondern nach einer PDF-Datei in einer riesigen Datenbank – die Gewinnchancen werden dadurch aber nicht unbedingt größer. 

Digitalisierung und Online-Terminplanung 

Immer mehr Prozesse verschieben sich ins Internet – so auch die Organisation und Terminplanung innerhalb von Unternehmen. In vielen Fällen lohnt es sich, sowohl online als auch analog Termine zu planen. Dinge, die das ganze Team betreffen, können so zum Beispiel auf einem Whiteboard im Büro eingetragen werden. Private Besprechungstermine oder Deadlines für einzelne Personen finden Platz in privaten Online-Kalendern. Online-Meetings lassen sich für alle sichtbar eintragen. Wenn die Anwendung richtig genutzt wird, kann man auch von verschiedenen Geräten auf den Kalender zugreifen und sich an Termine erinnern lassen. Perfekt, wenn man viel zu tun hat und leicht den Durchblick verliert. Durch eine geteilte Anwendung können Missverständnisse vermieden werden und Veränderungen lassen sich sehr schnell kommunizieren. 

Datenschutz: Eine der Herausforderungen der Digitalisierung 

Die Digitalisierung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Die Menge an Papier wird enorm vermindert, viele Prozesse werden extrem beschleunigt und für alle Beteiligten übersichtlicher. Während all diese Dinge auf den ersten Blick ausschließlich positiv klingen, kommt gleichzeitig eine wichtige Frage auf: Wie schützt man die privaten Daten der Kunden? Bisher waren diese in der Regel in einer Papierakte oder einem Ordner sicher in einem Aktenschrank verstaut. Natürlich kann auch in ein Archiv eingebrochen werden, doch die Digitalisierung von Daten sorgt dafür, dass ein Hacker mit entsprechendem Können von zu Hause aus auf private Informationen zugreifen kann. Das hat zur Folge, dass viele Unternehmen jetzt mehr Zeit und Ressourcen in digitale Sicherheit investieren müssen, damit online gespeicherte Daten sicher verwahrt werden können.