Ob im traditionsträchtigen Familienunternehmen, dem erst kürzlich gegründeten Start-up oder im Großkonzern – überall entstehen Kosten für die Gehälter der Mitarbeiter. In einigen Branchen sind diese Gehälter klar vorgegeben, doch in vielen Bereichen haben die Arbeitgeber einiges an Spielraum. Doch wenn sie ihre Kosten berechnen, kalkulieren sie oft nur mit dem Bruttogehalt ihrer Mitarbeiter. Dabei liegen die Gesamtkosten oft 25 bis 35 Prozent über dem Bruttolohn, und das hat weitreichende Folgen für die Budgetplanung, die Preisgestaltung, das Controlling und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Und in einer Zeit des Fachkräftemangels, in der die Löhne oft in die Höhe getrieben werden, ist eine exakte Kalkulation umso wichtiger.

Direkte und indirekte Kosten im Überblick

Doch wie setzen sich diese Personalkosten überhaupt zusammen? Sie bestehen aus direkten und indirekten Kosten, zu denen mehr als nur das Bruttogehalt gehört. Dieses Gehalt sowie Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld und etwaige Prämien und Boni gehören zu den direkten Kosten eines Mitarbeiters. Dazu kommen die indirekten Kosten wie zum Beispiel die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, also Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Auch die Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Umlagen wie U1, U2 und die Insolvenzgeldumlage, vermögenswirksame Leistungen und die Kosten für die betriebliche Altersvorsorge fallen in diese Kategorie. Zahlt ein Unternehmen einem Mitarbeiter also ein Bruttogehalt von 4.000 Euro, kostet dieser Mitarbeiter dem Unternehmen nach Einberechnung der Nebenkosten etwa 5.000 bis 5.400 Euro im Monat.

Versteckte und oft unterschätzte Zusatzkosten

Nur ein Unternehmen, das diese Nebenkosten in die ursprüngliche Kostenkalkulation mit einbezieht, hat die Chance, von Monat zu Monat wettbewerbsfähig zu agieren. Doch auch außerhalb dieser laufenden Kosten können weitere finanzielle Mittel benötigt werden. Da wären zum Beispiel die Rekrutierungskosten, die bei der Stellenausschreibung, im Bewerbungsmanagement und beim Onboarding entstehen können. Auch später, wenn der Mitarbeiter bereits fest im Betrieb angestellt ist, muss er sich weiterbilden können. Deshalb braucht der Betrieb genügend Mittel, um für Schulungen, Seminare und Zertifizierungen aufzukommen. Und da viele Verträge dem Mitarbeiter auch Arbeitsmittel versprechen, entstehen zusätzlich Kosten für Laptops, Smartphones, Softwarelizenzen und oft auch diverse Werkzeuge. Dazu kommen Abwesenheitszeiten bei Krankheit, wenn der Arbeitnehmer Urlaub nimmt oder ein gesetzlicher Feiertag ansteht. Diese Tage sind für viele Arbeitnehmer völlig selbstverständlich, doch für ein Unternehmen bedeuten sie, dass ein Mitarbeiter im Schnitt nur circa 220 Tage pro Jahr arbeitet.

Unterschiede bei Branchen und Beschäftigungsarten

Nun bestehen natürlich große Unterschiede von Branche zu Branche. Im Handwerk entstehen hohe Material- und Werkzeugkosten, während in der Dienstleistung vor allem Schulungen und Qualifikationen Geld kosten. In der IT sind es teure Spezialisten und Software-Lizenzen, die für zusätzliche Kosten sorgen. Auch die Beschäftigungsart hat Einfluss auf die Kosten. Während Minijobber und Werkstudenten oft geringere Nebenkosten verursachen, kann bei ihnen auch die Produktivität geringer sein. Externe Dienstleister und Freelancer sind kurzfristig teurer, aber ohne Nebenkosten langfristig oft effizient. Grundsätzlich gilt, dass ein teurer Mitarbeiter durch Produktivität und Know-how mit der Zeit mehr Wert schaffen kann, als er kostet. Deshalb sollten Unternehmen unbedingt in ihre Mitarbeiterbindung investieren, denn wer Fluktuation vermeidet, spart erhebliche Kosten. Denn die teuersten Mitarbeiter sind am Ende die, die das Unternehmen früh verlassen.