Im Alltag eines mittelständischen Unternehmens geht es oftmals hektisch zu und die anfallenden Aufgaben führen zu Zeitdruck und Stress. Was in dieser Arbeitssituation schnell etwas zu kurz kommt, ist die Sicherheit. Im Büroalltag lauern viele Sicherheitsrisiken, die dem Unternehmen im Ernstfall hohe Schäden und Kosten verursachen könnten. 

Alltägliche kleine Risikofaktoren

Allein im Büro- und Arbeitsalltag gibt es mitunter gefährliche Lücken im System, die oftmals übersehen und unterschätzt werden. Sie ergeben sich aus der täglichen Arbeit und eventueller Nachsicht mit Arbeitsmaterialien:

• offene Büros und fehlende Zutrittskontrollen
• Passwörter auf Post-its
• verlorene Firmengeräte
• keine saubere Trennung von privaten und dienstlichen Geräten

Diese Kleinigkeiten wirken manchmal total belanglos, können aber zu Schäden führen. Allein das Bewusstsein im Team über Alltagsfehler, die zu Sicherheitslücken werden können, hilft schon dabei, sie zu vermeiden und ein geschütztes Arbeitsumfeld zu schaffen. 

Digitale Sicherheit

Auch auf digitaler Ebene gibt es zahlreiche Sicherheitslücken, die riskant sind. Das fehlende Fachwissen des Büropersonals könnte zusätzlich dazu führen, dass versehentlich falsch mit sensiblen Daten umgegangen wird. Viele Unternehmen entscheiden sich dazu, die digitale Sicherheit an IT-Profis abzugeben. Das Outsourcing der IT an Dritte hat den Vorteil, dass man die Hilfe von Experten hat, die immer auf dem Laufenden sind, aktuelle Sicherheitslücken kennen und wissen, wie man sie kurzerhand schießt.

Wer kein Budget dafür hat oder die Aufgabe lieber selbst bewältigen möchte, sollte darauf achten, regelmäßige Schulungen im Bereich Cybersecurity anzubieten. Auf diese Weise werden alle Mitarbeiter auf mögliche Risiken geschult und fallen nicht so schnell auf beispielsweise Phishing-Mails herein. 

Viele Unternehmen arbeiten mit hybriden und Homeoffice-Modellen. Vor allem beim Arbeiten außerhalb des Büros bestehen einige digitale Risiken, über die die Mitarbeiter aufgeklärt werden müssen. Beispielsweise nutzen viele Mitarbeiter ungesicherte WLAN-Verbindungen, die eine leichte Angriffsfläche für Hacks oder Datenlecks darstellen. Oftmals wird zusätzlich unachtsam mit sensiblen Daten umgegangen, indem zum Beispiel Ausdrucke liegen gelassen werden oder der offene Laptop im Café herumsteht, während der Besitzer des Geräts auf dem WC ist. 

Psychische Sicherheit

Ein Unternehmen kann nur gut funktionieren, wenn es den Mitarbeitern gut geht. Sobald psychische Belastungsfaktoren wie übermäßiger und dauerhafter Stress auftreten, kann es schnell zu Einbußen in der Produktivität kommen. Um die psychische Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern, lassen sich Maßnahmen ergreifen. 

Zuallererst sollten Führungspersonen auf mögliche Risiken oder Anzeichen geschult werden. Idealerweise wird eine gesunde Feedbackkultur eingeführt, die auf Augenhöhe stattfindet. So sorgen Unternehmen dafür, dass sich die Mitarbeiter trauen, Probleme anzusprechen und – wenn nötig – auch nach Pausen oder Hilfe zu fragen. 

Kleine Maßnahmen, große Wirkung – Mehr Sicherheit für alle

Es ist möglich, mit einfachen Mitteln für mehr Schutz und Sicherheit im Unternehmen zu sorgen. Beispielsweise kann man mit klaren und eindeutigen Regeln und Zuständigkeiten für Geräte, Schlüssel oder Datenzugänge einen sicheren Umgang mit diesen fördern. Zusätzlich sollten alle Mitarbeiter für ihre Passwörter mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung und einem zuverlässigen Passwortmanager arbeiten. Dieser verhindert, dass zu einfache Passwörter genutzt werden oder die klassischen Post-its mit Passwörtern darauf benötigt werden. 

Wie bereits erwähnt, sollte es regelmäßige Schulungen für alle Mitarbeiter geben, die sowohl die digitale, die physische und die psychische Sicherheit thematisieren. Um die Arbeitnehmer zu trainieren, arbeiten einige Unternehmen auch mit Sicherheitskampagnen, indem sie zum Beispiel gefälschte Phishing-Mails verschicken.